يلجأ العديد من المستخدمين إلى استخدام برامج خارجية لحماية وقفل مستندات أوفيس بكلمة مرور، دون معرفة أن أوفيس يتيح قفل المستندات بكلمة مرور أثناء الحفظ.
لقفل أي مستند بكلمة مرور، أو لمنع تعديل أي مستند إلا بكلمة مرور، ندخل إلى النافذة المخصصة لحفظ المستندات الموجودة في قائمة ملف ثم نختار حفظ أو حفظ باسم، في أسفل النافذة نجد قائمة منسدلة، نضغط عليها ونختار “خيارات عامة” General Options لتفتح لنا نافذة نضع فيها كلمة مرور خاصة بفتح المستند أو كلمة مرور للتعديل على المستند.